De vraag die wij het vaakst krijgen is niet wat iets kost, maar of het nog kan. Het antwoord hangt af van de maand waarin uw avond valt, en niet van hoe groot de opdracht is.
De vuistregel
Voor een gewone doordeweekse avond buiten het seizoen volstaat zes tot acht weken. Voor een zaterdag in het najaar is drie maanden realistisch. Voor december is het verstandig eerder te beginnen, zoals hieronder uitgelegd.
Populaire decemberdata zijn snel bezet
Veel organisaties willen hun kerstborrel op een donderdag of vrijdag in december houden. Er zijn maar een paar van die avonden voor de kerstvakantie. Daardoor kan een artiest doordeweeks nog beschikbaar zijn, maar op uw voorkeursdatum al geboekt zijn.
Wie in september of oktober vastlegt heeft keuze. Wie in november belt, kiest uit wat er over is.
Seizoensacts hebben hun eigen agenda
Elke themaperiode is korter dan hij lijkt. Sinterklaas is twee weken, Valentijn is één avond, en die avond kan niet verschoven worden. Bij alles wat aan een datum vastzit geldt dezelfde regel: het aanbod is klein en de vraag valt volledig samen.
Wat u nog niet hoeft te weten
U hoeft bij het vastleggen nog geen definitief programma te hebben. Het aantal gasten mag schuiven, het menu is nog niet rond en de locatie hoeft nog niet bevestigd. Wat telt is de datum, want dat is het enige onderdeel dat op is zodra het op is.
De rest van het programma bouwen wij daarna, in de weken die volgen.
Werkt u nog aan de hele opzet? Lees ook ons stappenplan voor het organiseren van een bedrijfsfeest.